Кто такой делопроизводитель? Обязанности работника.

делопроизводитель кто это

Для того чтобы разобраться в текущем документопотоке, очень часто нанимают специального специалиста. Он не только поможет разобраться с бумагами, но и будет поддерживать его. Это профессия делопроизводитель кто это, сейчас и рассмотрим.

Особенности профессии

 

Делопроизводитель – это одна из популярных и востребованных профессий. Этот специалист обязан уметь обрабатывать и составлять различные виды документов, разбираться в документопотоке.

Именно по этой причине, нет такой крупной организации, в которой не работал бы специально обученный специалист делопроизводитель.

И если на первый взгляд его обязанности кажутся не столь значительными, то на деле без него просто не обойтись.

Основные обязанности специалиста

В число основных обязанностей входит:

  1.  грамотное ведение всего документооборота предприятия;
  2.  ответы на телефонные звонки и переговоры с клиентами;
  3.  регистрация и обработка всей поступающей корреспонденции. Это означает, что письма как бумажные, так и электронные должны будут регистрироваться, после чего передаваться адресату. Если там будет какие-либо распоряжения или задания, то делопроизводитель обязан проверить, как оно было выполнено;
  4.  проверяют, чтобы на всех документах стояла резолюция;
  5.  заносят все необходимую информацию в специальные журналы или карточки, вводят в банк данных;
  6.  ведет контроль за документами, которые выдаются другим сотрудникам;
  7.  ведение архива документов – это означает, что нужно не только правильно расставить папки с документами в архиве, но и заполнить справочную базу, ускоряющую поиск, в случае необходимости.

Кто может работать делопроизводителем?

Для того чтобы выполнять свои служебные обязанности, специалист обязан знать и уметь использовать свои знания всех действующих норм и правил ведения документов. В этом может помочь не только теоретическая, но и практическая подготовка.

Может в этом помочь личностная характеристика человека. Так, для того чтобы быть специалистом нужно:

  •  иметь аналитический склад ума. Это позволяет ориентироваться в большом потоке информации;
  •  уметь принимать решения, соответствующие текущей ситуации;
  •  обладать способностью концентрироваться на выполнении поставленных заданий;
  •  умение выполнять несколько дел одновременно;
  •  обладать хорошей памятью, что позволяет помнить наиболее важную информацию;
  •  быть порядочным человеком;
  •  быть коммуникабельным и доброжелательным человеком;
  •  иметь высокую стрессоустойчивость;
  •  уметь управлять своими эмоциями;
  •  уметь общаться с различными людьми;
  •  спокойно принимать критику в свой адрес;
  •  уметь вести различные виды переговоров;
  •  знать основные правила общения и культуры общения;
  •  обладать хорошо поставленной и правильной речью;

Только обладая этими качествами, справиться с работой делопроизводителя не составит большого труда.

Медицинские противопоказания

Стоит знать, что есть определенные заболевания, которые не позволят полноценно выполнять поставленную задачу. К ним относятся:

  •  заболевания, связанные с органами дыхания. К ним относят: туберкулез и астму;
  •  болезни сердца. Такие как: гипертония, аритмия и порок;
  •  различные расстройства нервной системы.

Если таких заболеваний не выявлено, то можно смело выбирать профессию делопроизводитель кто это, мы рассмотрели в этой статье.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: