Для того чтобы разобраться в текущем документопотоке, очень часто нанимают специального специалиста. Он не только поможет разобраться с бумагами, но и будет поддерживать его. Это профессия делопроизводитель кто это, сейчас и рассмотрим.
Особенности профессии
Делопроизводитель – это одна из популярных и востребованных профессий. Этот специалист обязан уметь обрабатывать и составлять различные виды документов, разбираться в документопотоке.
Именно по этой причине, нет такой крупной организации, в которой не работал бы специально обученный специалист делопроизводитель.
И если на первый взгляд его обязанности кажутся не столь значительными, то на деле без него просто не обойтись.
Основные обязанности специалиста
В число основных обязанностей входит:
- грамотное ведение всего документооборота предприятия;
- ответы на телефонные звонки и переговоры с клиентами;
- регистрация и обработка всей поступающей корреспонденции. Это означает, что письма как бумажные, так и электронные должны будут регистрироваться, после чего передаваться адресату. Если там будет какие-либо распоряжения или задания, то делопроизводитель обязан проверить, как оно было выполнено;
- проверяют, чтобы на всех документах стояла резолюция;
- заносят все необходимую информацию в специальные журналы или карточки, вводят в банк данных;
- ведет контроль за документами, которые выдаются другим сотрудникам;
- ведение архива документов – это означает, что нужно не только правильно расставить папки с документами в архиве, но и заполнить справочную базу, ускоряющую поиск, в случае необходимости.
Кто может работать делопроизводителем?
Для того чтобы выполнять свои служебные обязанности, специалист обязан знать и уметь использовать свои знания всех действующих норм и правил ведения документов. В этом может помочь не только теоретическая, но и практическая подготовка.
Может в этом помочь личностная характеристика человека. Так, для того чтобы быть специалистом нужно:
- иметь аналитический склад ума. Это позволяет ориентироваться в большом потоке информации;
- уметь принимать решения, соответствующие текущей ситуации;
- обладать способностью концентрироваться на выполнении поставленных заданий;
- умение выполнять несколько дел одновременно;
- обладать хорошей памятью, что позволяет помнить наиболее важную информацию;
- быть порядочным человеком;
- быть коммуникабельным и доброжелательным человеком;
- иметь высокую стрессоустойчивость;
- уметь управлять своими эмоциями;
- уметь общаться с различными людьми;
- спокойно принимать критику в свой адрес;
- уметь вести различные виды переговоров;
- знать основные правила общения и культуры общения;
- обладать хорошо поставленной и правильной речью;
Только обладая этими качествами, справиться с работой делопроизводителя не составит большого труда.
Медицинские противопоказания
Стоит знать, что есть определенные заболевания, которые не позволят полноценно выполнять поставленную задачу. К ним относятся:
- заболевания, связанные с органами дыхания. К ним относят: туберкулез и астму;
- болезни сердца. Такие как: гипертония, аритмия и порок;
- различные расстройства нервной системы.
Если таких заболеваний не выявлено, то можно смело выбирать профессию делопроизводитель кто это, мы рассмотрели в этой статье.
